Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un profil étudiant créé et une classe dans une formation.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat, les droits nécessaires incluent la possibilité d’Afficher les messages groupé, d'Ajouter un message groupé, de Modifier un message groupé et de Supprimer un message groupé.

Comment écrire un message à plusieurs étudiants ?

Sélectionner la page “Messagerie groupée”

Pour écrire un message à plusieurs étudiants, rendez-vous sur la page Messagerie groupée du menu général.

En savoir plus sur le menu général.

Ajouter un nouveau message

Initiez une nouvelle conversation avec plusieurs étudiants en cliquant sur le bouton Nouveau message.

Une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pourrez commencer la rédaction du message et trouver les différentes fonctionnalités de communication. Si vous souhaitez écrire un message à un étudiant, consultez l’aide dédiée.

Écrire un message

Avant de rédiger votre message, saisissez l'objet de votre message. Ensuite, vous pouvez écrire votre message en utilisant les options de mise en forme de texte pour le personnaliser.

Plusieurs options de mise en forme sont disponibles, telles que les styles, les alignements ou encore l'ajout de liens.

Ajouter un champ automatique

Pour faciliter l’écriture de votre message, cliquez sur la liste déroulante Champ automatique. Vous accéderez à une liste de champs qui vous permettront de personnaliser vos messages groupés.

En ajoutant, par exemple, le champ {Prénom du destinataire}, celui-ci sera automatiquement remplacé par le prénom de chaque destinataire lors de l’envoi du message. Vous pouvez ajouter autant de champs que nécessaire.

Programmer le message

Une fois votre message écrit, vous trouverez la section programmation. Vous pouvez définir une date de diffusion et d’expiration en activant les switchs correspondants.

Ces paramètres permettent de gérer la visibilité d’un message et sont désactivés par défaut. En activant l’option d’expiration d’un message, celui-ci ne sera plus visible par les destinataires après la date choisie.

Définir le statut du message

Cette option vous permet de choisir d’envoyer votre message directement ou de le garder en brouillon pour y apporter des modifications avant de le partager avec vos étudiants et/ou leurs parents. Pour cela, activez le switch pour publier le message ou désactivez-le pour le conserver en brouillon.

Attention, si vous définissez une date de diffusion mais que votre message est en statut Brouillon, il ne sera pas envoyé aux destinataires à la date définie.

Ajouter une pièce jointe

Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur Ajouter une pièce jointe. Ensuite, cliquez sur le bouton Télécharger. Sélectionnez le document dans les fichiers de votre ordinateur et validez. Vous avez ensuite la possibilité de modifier le nom de votre pièce jointe si nécessaire.

Vous pouvez ajouter autant de pièces jointes que nécessaire, dans la limite de 30 Mo par fichier. Si vous nommez votre document avant d’importer le fichier, il sera automatiquement remplacé après l’ajout.

Choisir l'audience du message

Dans la section "destinataire", commencez par choisir le campus et l’année scolaire de votre audience. Ensuite, cliquez sur la liste déroulante des destinataires et choisissez les champs correspondants à l’audience que vous souhaitez contacter. Une fois votre audience sélectionnée, vous pouvez activer ou désactiver les switchs pour inclure ou non les étudiants de l’audience et leurs parents.

Identifiez d'abord votre audience pour ajouter le bon groupe à votre message. Vous pouvez écrire à des ensembles de classes ou des classes d’une formation, aux étudiants inscrits à une formule spécifique ou à tous les étudiants du campus. Notez que le campus et l’ année scolaire ne pourront plus être modifiés après l'envoi du message.

Envoyer le message

Une fois terminé, cliquez sur Envoyer le message pour l’envoyer selon les paramètres définis.

Les messages sont publiés directement sur l’espace de vos étudiants.

Consulter les informations d’un message

Après l’envoi, toutes les informations de vos messages sont disponibles sur la messagerie groupée, où vous pourrez rapidement consulter les paramètres de chaque message.

Vous pouvez savoir si un message a été ouvert grâce à la coche qui devient verte lorsque le message a été lu par un ou plusieurs destinataires.

Afficher un message

Cliquez sur l'objet de votre message pour obtenir sa fenêtre récapitulative.

Dans cette fenêtre, vous trouverez les informations générales de votre message telles que la date d’envoi ou son statut, ainsi que votre message et l’ audience définie.

Modifier un message

Pour modifier un message, cliquez sur Modifier. Vous accéderez alors à une fenêtre similaire à celle d’un nouveau message et pourrez modifier le contenu et les options selon vos besoins.

Vous pouvez également utiliser le bouton Modifier le message depuis la fenêtre récapitulative pour accéder à la modification d’un message. Notez qu'il est possible de modifier uniquement les messages en brouillon.

Supprimer un message

Pour supprimer un message, cliquez simplement Supprimer et confirmez cette action.

La suppression d’un message est définitive et irréversible. Un message publié ne peut pas être supprimé.

Publier un message

Pour publier un message, repérez la colonne Statut et activez le switch associé au message que vous souhaitez publier. Une fois publié, le message sera disponible à la date choisie dans l’espace étudiant des membres de l'audience.

Si vous souhaitez mettre un message en brouillon, désactivez simplement le switch du message. Le message sera retiré des espaces étudiants et pourra être modifié ou supprimé à nouveau. Attention, un message avec une date d’envoi définie ne sera pas envoyé s'il est en brouillon.

Consulter le statut de lecture d’un message

Vous pourrez suivre le statut de lecture de vos messages grâce à la colonne État une fois que votre message sera publié. Cliquez sur Détails pour obtenir la liste détaillée de l’audience avec leurs statuts de lecture.

Les coches dans la colonne État vous offrent une vue rapide sur le nombre de personnes ayant lu le message ou non. La coche verte indique le nombre de lectures, tandis que la coche grise montre le nombre de personnes qui doivent encore le lire.

Écrire un message à plusieurs étudiants

Apprenez comment écrire un message à plusieurs étudiants. De la rédaction du message à la sélection de l'audience, en passant par la programmation et la gestion des destinataires, cette aide vous offre une méthode structurée pour une communication groupée efficace.