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Stocker les pièces administratives

Stockez les pièces administratives de vos étudiants avec simplicité. Ajoutez des fichiers en un clic, définissez leur type et modifiez les informations au besoin. Téléchargez facilement les pièces administratives nécessaires et supprimez-les en toute sécurité. Simplifiez votre gestion documentaire depuis un seul endroit.

Pré-requis :

Avoir créé un étudiant .

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat , les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un étudiant, d'Afficher les pièces administratives, d'Ajouter les pièces administratives, de Modifier les pièces administratives et de Télécharger les pièces administratives.

Comment stocker les pièces administratives ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour stocker les pièces administratices d'un étudiant , rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général .

Choisir un étudiant

Sélectionnez l':glossaire{#etudiant singular} que vous souhaitez en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres .

Si vous souhaitez ajouter un nouvel étudiant, consultez l'aide dédiée.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l':glossaire{#etudiant singular} souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Pièces administratives”

Pour pouvoir accéder aux pièces administratives de votre étudiant , cliquez sur la page Pièces administratives dans le menu latéral de son profil.

Retrouvez dans cette page, la liste des pièces administratives de l’étudiant.

Ajouter une pièce administrative

Pour ajouter une pièce administrative, cliquez sur le bouton Ajouter un fichier. Une fenêtre s’ouvre, vous permettant d'importer des fichiers via le bouton Parcourir mes fichiers ou en utilisant le glisser-déposer . Assurez-vous que le fichier ne dépasse pas 30 Mo.

Après avoir sélectionné le fichier, vous serez dirigé vers la fenêtre affichant la liste des fichiers que vous souhaitez importer, ainsi que leurs informations. Vous pouvez également contourner le bouton “Ajouter un fichier” en glissant directement votre fichier dans la page.

Définir le type de document

Une fois votre document choisi, vous pourrez personnaliser le type de documents que vous souhaitez ajouter en le sélectionnant dans la liste déroulante . Cliquez sur Terminer pour confirmer l’import de vos pièces administratives .

Cliquez sur Ajouter un fichier pour en ajouter davantage et supprimez un fichier avec la croix lié au document. Les types de documents sont définis par l’:glossaire{#administrateur singular} de votre école et ne peuvent être modifiés ou créés qu'avec les droits appropriés.

Modifier une pièce administrative

Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder à la fenêtre d’édition d’une pièce administrative. Vous pourrez alors ajuster le nom du document ainsi que son type. Cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.

Quand vous modifiez une pièce administrative, pensez à choisir un nom descriptif pour faciliter la recherche. Assurez-vous que le type de documents sélectionné corresponde à la catégorie appropriée.

Télécharger une pièce administrative

Pour télécharger une pièce administrative, cliquez sur son nom et le téléchargement débutera automatiquement.

Retrouvez votre fichier dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur, ou utilisez les icônes disponibles à côté du téléchargement de votre navigateur.

Supprimer une pièce administrative

Pour supprimer une pièce administrative, cliquez simplement sur Supprimer et confirmez l'action.

Le fichier sera supprimé définitivement et l'action est irréversible.