Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un profil étudiant créé et de s'assurer qu'une formule est en cours de commercialisation pour procéder à l' inscription .

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat , les droits nécessaires incluent la possibilité d'afficher un étudiant, d'ajouter une inscription et de modifier les informations d'un étudiant existant.

Liste des droits complémentaires pour accéder à l’ensemble des étapes

Pour aller plus loin et gérer toutes les étapes d'inscription , il est nécessaire de posséder les droits pour modifier les échéanciers et créer une facture.

Comment inscrire un étudiant à une formule ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour inscrire un étudiant à une formation , rendez-vous sur la page Étudiants du menu général .

En savoir plus sur le menu général.

Choisir un étudiant

Sélectionnez l'étudiant que vous souhaitez inscrire en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres .

Si vous souhaitez inscrire un nouvel étudiant à une formation, vous pouvez commencer par consulter l'aide dédié.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l' étudiant souhaité, cliquez sur Afficher ou sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Démarrer une nouvelle inscription

Une fois sur le profil de votre étudiant , accédez à la page Informations du menu latéral et cliquez sur le bouton Nouvelle inscription.

Vous avez également la possibilité d'utiliser la page "Inscription" dans le menu général, où vous trouverez également le bouton "Nouvelle inscription".

Affecter l’étudiant à une école

Après avoir cliqué sur l'un des boutons Nouvelle inscription, choisissez l'école à laquelle l'étudiant sera affecté pour cette inscription .

L’étudiant sera visible par tous les utilisateurs de cette école.

Affiner votre recherche de formules

Utilisez les filtres pour affiner votre recherche. Choisissez l'année scolaire, par défaut réglée sur l'année en cours, et ajustez-la selon vos besoins. Vous pouvez affiner encore en filtrant par campus et grâce aux options disponibles.

Les filtres disponibles sont liés à l'école pour laquelle l'étudiant souhaite s'inscrire. L’année scolaire en cours est définie par votre administrateur.

Ajouter une formule au panier de l’étudiant

Sous les filtres , vous trouverez les formules disponibles selon vos sélections. Ajoutez une formule au panier de l'étudiant en cliquant sur le bouton Ajouter. Vous pouvez ajouter autant de formules que nécessaire.

En savoir plus sur la différence entre les formules et les formations.

Annuler l’ajout d’une formule

Les formules ajoutées se placent automatiquement dans le panier de l'étudiant, situé sous la liste. Pour retirer une formule, cliquez sur Retirer.

Dans cette section, retrouvez le récapitulatif du nombre de formules et du montant total du panier.

Sélectionner l’étape d’inscription

Sélectionnez ici l’étape à partir de laquelle vous souhaitez inscrire votre étudiant . Il est possible que votre formule ne possède qu’une seule étape d'inscription . Vous pouvez personnaliser le montant des frais supplémentaires de cette étape selon vos besoins.

Ces étapes sont définies à l'avance par le service commercial de votre école lors de la création des formules et ne peuvent être modifiées qu'avec les droits appropriés.

Appliquer une réduction

Après avoir inscrit votre étudiant à une étape spécifique d'une ou plusieurs formules, vous avez la possibilité d'appliquer des réductions si nécessaire. Il suffit de cliquer sur Ajouter une réduction et de sélectionner celles souhaitées.

Le service commercial définit les réductions liées aux différentes formules et elles ne peuvent être modifiées qu'avec les rôles appropriés.Si vous ne souhaitez pas appliquer de réductions, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante.

Gérer les échéances de paiement manuellement

Dans cette section, gérez les paiements associés à vos formules . Cliquez sur Ajouter une échéance pour définir les échéances selon vos besoins.

En savoir plus sur les échéances. Cette étape et l’étape suivante nécessitent les droits d’affichage et de modification des échéanciers. Pour appliquer un moyen de paiement aux échéances précédentes ou suivantes, utilisez le bouton Appliquer avec la flèche correspondante (haut ou bas).

Ajouter un modèle d’échéances

Si votre formule a un modèle d'échéancier , ajoutez-le en ouvrant le menu déroulant du bouton Ajouter une échéance.

Saisissez facilement les détails de paiement en indiquant simplement le moyen de paiement et personnalisez les champs selon vos besoins.

Générer une facture

Vous pouvez générer ici des factures pour l’étudiant ou ses responsables financiers. Pour créer une facture, activez le switch et remplissez les champs " destinataire " et " moyen de paiement " en sélectionnant une option dans les listes déroulantes .

Les informations proposées sont directement liées aux détails de votre étudiant. Cette étape, et l’étape suivante, nécessitent les droits d’affichage et de création d’une facture.

Gérer les écritures de vos factures

Ajoutez vos entrées de factures en cliquant sur Ajouter une écriture. Vous pouvez facilement ajouter une écriture en utilisant le menu déroulant à droite du bouton ajouter une écriture.

Cette méthode pré-remplit les champs pour votre facturation, directement liée à l'étape à laquelle vous avez inscrit votre étudiant et vous permet de choisir le niveau de détail de la facture, en incluant ou non les différents montants liés à la formule (acompte, réduction, etc.).

Choisir une formation

Inscrivez ici votre étudiant à une ou plusieurs formations. Pour les formations avec des formations obligatoires , les formations sont incluses automatiquement.

Certaines formules peuvent inclure des enseignements au choix ; utilisez les switchs pour sélectionner ceux souhaités. Un rappel indique le nombre de formations à sélectionner.

Confirmer les informations

Le récapitulatif des informations d' inscription est disponible à l’étape Choix de la formule, où toutes les informations concernant les formules choisies sont présentées. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l’inscription de votre étudiant.

Retrouvez toutes ces informations dans la page “Inscriptions” du menu latéral de l’étudiant.

Inscrire un étudiant à une formule

Apprenez à inscrire un étudiant à une formule spécifique avec Neil. De la sélection de la formule adaptée à l'enregistrement des détails de l'étudiant, ce guide vous propose une méthode efficace et structurée pour faciliter le processus d'inscription.