Pré-requis :

Avoir un étudiant inscrit à une formule.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat, les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un étudiant et de Modifier les informations d'un étudiant existant. Vous aurez également besoin des droits pour Afficher les factures et Modifier les factures.

Comment générer une facture ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour générer une facture liée à une formule d’un étudiant, rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général.

Choisir un étudiant

Sélectionnez l'étudiant que vous souhaitez en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres.

Si vous souhaitez inscrire un nouvel étudiant à une formation, vous pouvez commencer par consulter l'aide dédiée.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l'étudiant souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Inscriptions”

Rendez-vous dans la page Inscriptions du menu latéral du profil de votre étudiant pour voir la liste des formules et formations auxquelles il est inscrit.

Pour ce cas d’usage, votre étudiant doit obligatoirement être inscrit à une formul. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez consulter la page d’aide inscrire un étudiant à une formule.

Accéder aux factures d’une formule

Pour accéder aux factures d'une formule, cliquez d’abord sur la formule. Une fois que vous serez dans les détails d’une formule, cliquez sur l’ onglet Facturation.

Générer une facture

Pour générer une facture, cliquez sur le bouton Ajouter une facture.

Cette action vous permet d’accéder à la fenêtre de création. Si vous souhaitez générer une facture d’avoir, rendez-vous sur l’article dédié.

Créer une facture

Pour créer une facture, commencez par remplir les champs destinataires et moyen de paiement en sélectionnant une option dans les listes déroulantes.

Les informations proposées sont directement liées aux détails de la formule de votre étudiant.

Ajouter une écriture

Ajoutez vos entrées de factures en cliquant sur Ajouter une écriture. Vous pouvez facilement ajouter une écriture en utilisant le menu déroulant du bouton Ajouter une échéance.

Cette méthode pré-remplit les champs de facturation directement liés aux frais des étapes d’inscription auxquelles l’étudiant a été inscrit et vous permet de choisir le niveau de détail de la facture, en incluant ou non les différents montants liés à la formule ( acompte, réductions, etc.). Vous devez obligatoirement ajouter une écriture pour pouvoir générer une facture.

Afficher une facture

Une fois la facture générée, consultez-la en cliquant sur le bouton Afficher.

Le SIREN y apparaît systématiquement, car il est obligatoire lors de la création d’une société. Le SIRET, en revanche, s’affiche uniquement si un établissement est associé à la formule.

Modifier une facture

Cliquez sur le bouton Plus de votre facture d’avoir et sur Modifier afin d’accéder à la fenêtre de modifications. Une fois la fenêtre ouverte, mettez à jour les informations nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistrées, les nouvelles données seront mises à jour et accessibles à tous les utilisateurs autorisés. Seules les factures en statut brouillon peuvent être modifiées. Pour ajouter un pied de page personnalisé qui apparaîtra sur la facture, veuillez consulter l’aide dédiée à la modification d’une formule.

Supprimer une facture

Pour supprimer une facture, cliquez sur Plus, puis sur Supprimer. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’ouvre.

La facture sera définitivement supprimée après validation.

Enregistrer une facture

Pour enregistrer une facture, cliquez sur Enregistrer la facture. Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de confirmer l’enregistrement.

Une fois enregistrée, la facture ne pourra plus être modifiée ni supprimée.

Télécharger une facture

Pour télécharger une facture, cliquez sur Télécharger. Le fichier se télécharge automatiquement dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur.

Vous pouvez utiliser les icônes disponibles à côté du nom du fichier téléchargé dans votre navigateur pour accéder à votre fichier. L’enregistrement de la facture peut prendre un certain temps, mais se fait de manière asynchrone. Dans cette facture, vous trouverez des informations telles que le numéro de facture, la société, le destinataire, les échéances ou encore le montant de la facture.

Télécharger plusieurs factures

Pour télécharger plusieurs factures, sélectionnez-les, puis cliquez sur Télécharger. Une fois prêt, un fichier zip se télécharge automatiquement dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur.

Notez qu’il n’est pas possible de télécharger une facture en brouillon. Le fichier zip regroupe toutes les factures sélectionnées. Dans vos factures, vous trouverez des informations telles que le numéro de facture, la société, le destinataire, les échéances ou encore le montant de la facture.

Relancer le traitement d’une facture

Relancez le traitement d'une facture en choisissant Relancer le traitement dans le menu déroulant Plus.

Cette option n’est disponible que pour les factures en brouillon. Relancer le traitement d'une facture permet d'exécuter à nouveau les étapes administratives nécessaires, notamment en cas de problème lors de la génération.

Générer une facture

Simplifiez la gestion des factures. Créez, consultez et téléchargez facilement les factures liées à une formule en quelques clics.

Comment générer une facture ?