Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un profil étudiant créé avec au moins une inscription .

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat , les droits nécessaires incluent la possibilité d’Ajouter une facture et d’Afficher les factures d'un étudiant existant.

Comment générer une facture d’avoir ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour générer une facture d'avoir pour un étudiant , rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général .

Choisir un étudiant

Sélectionnez l' étudiant pour lequel vous souhaitez générer une facture d'avoir en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres .

Si vous souhaitez inscrire un nouvel étudiant, vous pouvez consulter la page d’aide dédiée.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l' étudiant souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Inscriptions”

Rendez-vous dans la page Inscriptions du menu latéral de votre étudiant pour voir la liste des formules et formations auxquelles il est inscrit.

Sélectionnez une formule pour accéder à ses informations et effectuer des actions directement sur celle-ci.

Accéder aux factures d’une formule

Pour accéder aux factures d'avoir d'une formule , cliquez d’abord sur la formule. Une fois que vous serez dans les informations d’une formule, cliquez sur l’ onglet Facturation.

Générer une facture d’avoir

Pour générer une facture d'avoir , cliquez sur le bouton Ajouter une facture d'avoir.

Cette action vous permet d’accéder à la fenêtre de création. Si vous souhaitez générer une facture, rendez-vous sur l’article dédié.

Ajouter une écriture

Ajoutez vos entrées de d’avoir en cliquant sur Ajouter une écriture. Vous pouvez facilement ajouter une écriture en utilisant le menu déroulant du bouton Ajouter une écriture.

Cette méthode pré-remplit les champs de facturation directement liés aux frais des étapes d’inscription auxquelles l’étudiant a été inscrit. Vous devez obligatoirement ajouter une écriture pour pouvoir générer une facture d'avoir.

Afficher une facture d’avoir

Une fois la facture d'avoir créée, consultez-la en cliquant sur le bouton Afficher.

Une fenêtre s’ouvrira, vous permettant d'accéder aux détails de la facture. Elle peut être consultée, qu’elle soit en brouillon ou enregistrée.

Modifier une facture d’avoir

Cliquez sur le bouton Plus de votre facture d'avoir plus sur Modifier afin d’accéder à la fenêtre de modifications. Une fois la fenêtre ouverte, mettez à jour les informations nécessaires puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistrées, les nouvelles données seront mises à jour et accessibles à tous les utilisateurs autorisés. Seules les factures d’avoir en statut brouillon peuvent être modifiées.

Supprimer une facture d’avoir

Pour supprimer une facture d'avoir , cliquez sur Plus, puis sur Supprimer. Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’ouvre.

La facture sera définitivement supprimée après validation.

Enregistrer une facture d’avoir

Pour enregistrer une facture d'avoir , cliquez sur Enregistrer la facture. Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de confirmer l’enregistrement.

Une fois enregistrée, la facture ne pourra plus être modifiée ni supprimée.

Télécharger une facture d’avoir

Pour télécharger une facture d'avoir , cliquez sur Télécharger. Le fichier PDF se télécharge automatiquement dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur.

Vous pouvez utiliser les icônes disponibles à côté du nom du fichier téléchargé dans votre navigateur pour accéder à votre fichier. L’enregistrement de la facture peut prendre un certain temps, mais se fait de manière asynchrone.

Télécharger plusieurs factures d’avoir

Pour télécharger plusieurs factures d'avoir , sélectionnez-les, puis cliquez sur Télécharger. Une fois prêt, un fichier zip se télécharge automatiquement dans le dossier “Téléchargements” de votre ordinateur.

Notez qu’il n’est pas possible de télécharger une facture d'avoir en brouillon. Le fichier zip regroupe toutes les factures sélectionnées.

Relancer le traitement d’une facture d’avoir

Relancez le traitement d'une facture d'avoir en cliquant sur Relancer le traitement dans le menu déroulant Plus.

Cette option n’est disponible que pour les factures d’avoir enregistrées. Relancer le traitement d'une facture permet de réexécuter les étapes administratives nécessaires, notamment en cas de problème lors de la génération.

Générer une facture d’avoir

Découvrez avec Neil comment générer efficacement des factures d'avoir. Ce guide décompose chaque étape, de la sélection de l'étudiant à l'enregistrement et à la gestion des factures, pour vous offrir un processus fluide et organisé.

Comment générer une facture d’avoir ?