Pré-requis :

Avoir un étudiant inscrit à une formule , et que la formule ait un prix.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat , les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un étudiant, d'Ajouter une inscription et de Modifier les informations d'un étudiant existant. Vous aurez également besoin des droits pour Afficher les échéanciers, Modifier les échéanciers, Déclarer un encaissement et Déclarer un impayé.

Comment éditer l’échéancier d’un étudiant ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour éditer l'échéancier d'un étudiant d'une formation , rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général .

Choisir un étudiant

Sélectionnez l' étudiant que vous souhaitez en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres .

Si vous souhaitez inscrire un nouvel étudiant à une formation , vous pouvez commencer par consulter l'aide dédiée

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l' étudiant souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Inscriptions”

Rendez-vous dans la page Inscriptions du menu latéral de votre étudiant pour voir la liste des formules et formations auxquelles il est inscrit.

Pour ce cas d’usage, votre étudiant doit obligatoirement être inscrit à une formule. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez consulter la page d’aide pour inscrire un étudiant à une formule.

Accéder à l’échéancier d’une formule

Pour accéder à l’échéancier d'une formule , cliquez d’abord sur la formule. Une fois que vous serez dans les informations d’une formule, cliquez sur l' onglet Échéancier.

Vous retrouverez les différentes informations concernant l’inscription à la formule, les échéances et les factures dans les onglets Inscription, Échéancier et Facturation.

Modifier l’échéancier

Pour éditer l’échéancier de la formule , cliquez sur le bouton Modifier l’échéancier.

Cette action vous permet d’accéder à la fenêtre de modification de l’échéancier.

Modifier une échéance existante

Pour éditer une échéance existante, modifiez simplement les différents champs.

Vous pouvez également supprimer l'échéance en utilisant la croix située sur le côté. Seules les échéances à venir sont modifiables.

Ajouter une nouvelle échéance

Cliquez sur Ajouter un paiement pour définir les échéances selon vos besoins et cliquez sur Terminer pour valider les modifications.

Après l'enregistrement, vous verrez les échéances de la formule ainsi que l’ échéancier général de l’étudiant mis à jour. Pour générer les factures de ses échéances, rendez-vous dans l'aide pour générer une facture.

Accéder aux informations d’une échéance

Pour consulter le détail d’une échéance encaissée ou impayée, cliquez sur le menu contextuel d’une échéance passée et cliquez sur Informations.

Une fenêtre non modifiable affichera les informations de l'échéance. Il n'est pas possible d'obtenir la fenêtre d'information pour des échéances à venir.

Déclarer une échéance comme une impayée

Pour déclarer une échéance comme impayée, commencez par marquer le paiement comme encaissé via le menu contextuel de l’échéance. Sélectionnez Marquer comme encaissé, puis validez l’encaissement avec la date du jour et le montant proposé dans la fenêtre qui s’ouvre. Vous pourrez alors déclarer une échéance comme impayée.

L’action de marquer un paiement comme encaissé libère l’option qui permet de Déclarer un impayé. Une fois déclarée en impayée, toute modification de l'échéance ou de son statut ne sera plus possible.

Régulariser un impayé

Cliquez sur le menu contextuel d'une échéance et choisissez Régulariser un impayé pour le régulariser. Une fenêtre s'ouvrira, vous demandant de confirmer l’action. Une fois confirmé, l’échéance aura le statut Impayé régularisé.

Attention, il n’est pas possible de régulariser un paiement à venir. Il faut qu’il ait été marqué comme impayé au préalable.

Marquer une échéance comme encaissée

Cliquez sur le menu contextuel d'une échéance et choisissez Marquer comme encaissé pour déclarer un encaissement. Vérifiez et, si nécessaire, modifiez les informations dans la fenêtre qui s'ouvre. Une fois enregistré, l’échéance sera notée comme encaissée.

Une échéance ne peut être déclarée comme encaissée si aucun moyen de paiement n'est renseigné. Seules les échéances à venir peuvent être marquées comme encaissées.

Éditer l’échéancier d’un étudiant

Explorez la gestion efficace des échéanciers de formations dans cet article. Apprenez comment y accéder, modifier et ajouter des échéances simplement.