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Écrire un message à un étudiant

Optimisez la gestion des messages pour une communication fluide avec l’étudiant et ses parents. Initiez de nouvelles conversations, personnalisez vos messages et choisissez votre audience en toute simplicité. Suivez l'état des messages et ajustez-les selon vos besoins, le tout directement depuis la messagerie intégrée.

Pré-requis :

Avoir un étudiant et un parent avec un accès à l’ espace étudiant activé.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat , les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un étudiant, d'Afficher les messages, de Modifier un message, d'Ajouter un message et de Supprimer un message.

Comment écrire un message à un étudiant ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour écrire un message à un étudiant , rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général .

Choisir un étudiant

Sélectionnez l' étudiant que vous souhaitez contacter en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres .

Si vous souhaitez ajouter un nouvel étudiant, consultez l'aide dédiée.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l' étudiant souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Messagerie”

Pour pouvoir contacter votre étudiant , accédez à la page Messagerie dans le menu latéral de son profil.

Retrouvez dans cette page la messagerie permettant de contacter l’étudiant ainsi que ses parents.

Ajouter un nouveau message

Initiez une nouvelle conversation avec votre étudiant en cliquant sur le bouton Nouveau message.

Une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pourrez initier la rédaction d’un message ainsi que les différentes fonctionnalités de communication.

Écrire un message

Avant de rédiger votre message, saisissez son objet. Ensuite, vous pouvez écrire votre message en utilisant les options de mise en forme pour le personnaliser.

Plusieurs options de mise en forme sont disponibles, telles que les styles, les alignements ou encore l'ajout de liens.

Ajouter un champ automatique

Pour faciliter l’écriture de votre message, cliquez sur la liste déroulante Champ automatique. Vous accéderez à une liste de champs qui vous permettront de personnaliser vos messages.

En ajoutant, par exemple, le champ {Prénom du destinataire}, celui-ci sera automatiquement remplacé par le prénom de chaque destinataire lors de l’envoi du message. Vous pouvez ajouter autant de champs automatiques que nécessaire.

Définir les paramètres de diffusion

La messagerie permet de définir les différentes options de diffusion . Activez le toggle switch pour programmer l’envoi d’un message et pour le masquer à une date et une heure précise.

Ces paramètres permettent de gérer la visibilité d’un message et sont désactivés par défaut. En activant l’option d’expiration d’un message, celui-ci ne sera plus visible par les destinataires après la date choisie.

Définir le statut du message

Cette option vous permet de choisir d’envoyer votre message directement ou de le garder en brouillon pour y apporter des modifications avant de le partager avec votre étudiant et/ou son parent . Pour cela, activez le switch pour publier le message ou désactivez-le pour le conserver en brouillon.

Attention, si vous définissez une date de diffusion mais que votre message est en statut "Brouillon", il ne sera pas envoyé aux destinataires à la date définie.

Ajouter une pièce jointe

Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur Ajouter une pièce jointe. Ensuite, cliquez sur le bouton Télécharger. Sélectionnez le document dans les fichiers de votre ordinateur et validez. Vous avez ensuite la possibilité de modifier le nom de votre pièce jointe si nécessaire.

Vous pouvez ajouter autant de pièces jointes que nécessaire, dans la limite de 30 Mo par fichier. Si vous nommez votre document avant d’importer le fichier, il sera automatiquement remplacé après l’ajout.

Choisir l'audience du message

Une fois votre message rédigé, choisissez les destinataires de votre message. Par défaut, tous les utilisateurs reliés à l’étudiant sont sélectionnés. Désactivez le switch afin de les exclure de l’envoi.

L' audience comprend l’étudiant ainsi que le ou les parents qui lui sont affiliés. Vous pouvez afficher les informations de l’étudiant ou d’un parent en cliquant sur son avatar.

Envoyer le message

Une fois terminé, cliquez sur Envoyer le message pour l’envoyer selon les paramètres définis.

Les messages sont envoyés directement sur l’espace de votre étudiant.

Consulter les informations d’un message

Après l’envoi, toutes les informations de vos messages sont disponibles sur la page de messagerie de l' étudiant, où vous pourrez rapidement consulter les paramètres de chaque message.

Vous pouvez savoir si un message a été ouvert en survolant le nombre de destinataires . La coche devient verte lorsque le message a été lu par tous.

Afficher un message

Cliquez sur l’objet du message pour obtenir la fenêtre récapitulative de votre message.

Dans cette fenêtre, vous trouverez les informations générales de votre message telles que la date d’envoi ou son statut, ainsi que votre message et les destinataires .

Modifier un message

Pour modifier un message, cliquez sur Modifier. Vous accéderez alors à une fenêtre similaire à celle d’un nouveau message et pourrez modifier le contenu et les options selon vos besoins.

Vous pouvez également utiliser le bouton Modifier le message depuis la fenêtre récapitulative pour accéder à la modification d’un message. Notez qu'il est possible de modifier uniquement les messages en brouillon.

Supprimer un message

Pour supprimer un message, cliquez simplement su Supprimer et confirmez cette action.

La suppression d’un message est définitive et le supprimera également de l’ audience.

Publier un message

Pour publier un message, repérez la colonne "Statut" et activez le switch associé au message que vous souhaitez publier. Une fois publié, le message sera disponible à la date choisie dans l’ espace étudiant des membres de l’ audience.

Si vous souhaitez mettre un message en brouillon, désactivez simplement le toggle switch du message. Le message sera retiré des espaces étudiants et pourra être modifié ou supprimé à nouveau. Attention, un message avec une date d’envoi définie ne sera pas envoyé s'il est en brouillon.