Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un profil étudiant créé et avoir une inscription à une formule .

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en secrétariat , les droits nécessaires incluent la possibilité de Gérer les absences d'un étudiant existant.

Comment déclarer une absence ?

Sélectionner la page “Étudiants”

Pour ajouter une absence à un étudiant , rendez-vous sur la page Étudiants du menu général.

En savoir plus sur le menu général .

Choisir un étudiant

Sélectionnez l'étudiant à qui vous souhaitez ajouter une absence en le recherchant dans la liste d'étudiants, en utilisant la barre de recherche ou les filtres .

Si vous souhaitez ajouter une absence à un nouvel étudiant, vous pouvez commencer par consulter l'aide pour ajouter un nouvel étudiant.

Afficher un étudiant

Après avoir localisé l'étudiant souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’étudiant pour accéder à son profil.

Ajouter une absence

Une fois sur le profil de votre étudiant , accédez à la page Absences et retards du menu latéral et cliquez sur le bouton Ajouter une absence.

Pour déclarer un retard, consultez la page d’aide dédiée.

Sélectionner une école et une année scolaire

Pour déclarer une absence, commencez par choisir l’étudiant pour laquelle l’étudiant a été absent ainsi que l’ année scolaire .

L’ année scolaire par défaut est préconfigurée par votre administrateur .

Définir la période de l’absence

Sélectionnez la date et l’heure de début et de fin de l’absence de l’étudiant. Choisissez ensuite la manière dont vous souhaitez comptabiliser cette absence.

Pour comptabiliser l'absence, choisissez entre les options minutes, heures, jours ou demi-journées. Par défaut, la comptabilisation sera liée à la durée de l'absence.

Définir le motif de l’absence

Après avoir défini la périodicité de l’absence, sélectionnez le motif dans la liste déroulante et activez le toggle switch pour la déclarer justifiée ou désactivez-le pour l’indiquer comme non justifiée.

Choisissez parmi les motifs d'absence proposés ou sélectionnez Autre si aucun ne correspond. Par défaut, l'absence est considérée comme justifiée. Désactivez le switch pour la déclarer non justifiée.

Ajouter un commentaire

Si nécessaire, vous pouvez ajouter un commentaire pour fournir plus d’informations sur l'absence.

Utilisez le commentaire pour ajouter plus de détails sur l'absence, comme la raison ou d'autres informations importantes.

Justifier une absence

Si vous souhaitez ajouter un justificatif pour l'absence de votre étudiant , cliquez sur Ajouter une pièce jointe.

À cette étape, vous verrez apparaître un espace où vous pourrez télécharger vos documents justificatifs. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.

Ajouter un justificatif

Nommez votre justificatif, puis cliquez sur Télécharger pour importer votre document. Une fenêtre s'ouvrira dans les fichiers de votre ordinateur. Choisissez le fichier que vous souhaitez importer et validez.

Un indicateur de progression apparaîtra pour vous informer de l'état du téléchargement de votre document. Veuillez noter que les fichiers de plus de 30 Mo ne sont pas autorisés.

Valider l’absence

Lorsque toutes les informations sur l'absence ont été saisies et vérifiées, cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'absence de l'étudiant.

Si le bouton Enregistrer est grisé, vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis et qu'aucun de vos justificatifs ne présente d'erreur. Pour mettre à jour une absence, vous pouvez consulter l'aide dédiée.

Déclarer une absence

Découvrez comment déclarer une absence pour un étudiant avec Neil. Ce guide vous accompagne pas à pas, de la navigation dans la page "Étudiants" jusqu'à l'enregistrement des détails de l'absence. Suivez ces instructions détaillées pour déclarer une absence en toute simplicité.