Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un document importé dans les ressources partagées d’un de vos services.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage, les droits nécessaires incluent la possibilité d’Afficher les ressources partagées, disponible pour chaque service de Neil.

Liste des droits complémentaires pour accéder à l’ensemble des étapes

Si des restrictions sont appliquées aux types de documents, il est nécessaire de posséder les droits pour Modifier un document, Modifier les classeurs, Modifier l'accessibilité et Supprimer une référence pour chaque type de document souhaité.

Comment mettre à jour un document ?

Sélectionner la page “Ressources partagées”

Pour mettre à jour un document des ressources partagées de votre service, rendez-vous sur la page Ressources partagées du menu général.

En savoir plus sur le menu général. Chaque service dispose de ses propres ressources partagées, telles que celles du secrétariat ou de la pédagogie.

Modifier les informations d’un fichier

Pour mettre à jour les informations d’un fichier, cliquez sur le fichier concerné. Dans le panneau de gestion documentaire, repérez la section “Informations” et cliquez sur Modifier. Dans la fenêtre qui s’ouvre, ajustez le nom et la description de votre document.

Une fois les modifications enregistrées, les nouvelles informations seront mises à jour et visibles pour tous les utilisateurs autorisés. Si vous souhaitez ajouter un nouveau document, consultez l’aide dédiée.

Modifier l’accessibilité d’un fichier

Pour modifier l'accessibilité d'un fichier, accédez à la section Accessibilité dans son panneau de gestion documentaire. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les champs nécessaires.

Les administrateurs pourront utiliser le bouton Afficher la liste des utilisateurs autorisés pour consulter les accès des utilisateurs au document. Les champs disponibles, comme les écoles ou les niveaux, sont configurés par votre administrateur et nécessitent des droits spécifiques pour être modifiés.

Consulter un fichier

Pour consulter un fichier, cliquez dessus et, en fonction du type de fichier, repérez le bouton Visualiser ou Lire dans le panneau de gestion. En cliquant dessus, vous accéderez à la prévisualisation du fichier.

Dans la liste des documents, cliquez sur l'icône de lecture ou de visualisation pour les consulter rapidement. Pour les documents et images, vous pouvez les agrandir ou les retourner. Pour les fichiers audio et vidéo, démarrez la lecture et gérez le volume et la vitesse. Les vidéos peuvent être mises en plein écran ou affichées dans une fenêtre flottante.

Mettre à jour les classeurs d’un fichier

Pour mettre à jour les classeurs d’un fichier, cliquez dessus et ouvrez la section Classeurs de son panneau de gestion. Vous y trouverez la liste de tous les classeurs liés à votre type de document. Ajustez les étiquettes associées selon vos besoins.

Pour les classeurs obligatoires, vous ne pourrez pas supprimer la dernière etiquette présente, au moins une doit être conservée. Selon vos droits, vous pourrez ou non créer de nouvelles étiquettes pour les classeurs.

Mettre à jour les classeurs de plusieurs fichiers

Pour mettre à jour les classeurs de plusieurs fichiers, sélectionnez d'abord les documents qui partagent au moins un classeur commun. Ensuite, dans le panneau de gestion, accédez à la section "Classeurs" où vous pourrez ajuster les classeurs partagés de vos documents sélectionnés.

Les classeurs disponibles pour vos types de documents sont configurés par vos administrateurs et ne peuvent être modifiés qu'avec les droits appropriés.

Consulter les références d’un document des ressources partagées pédagogiques

Pour consulter les références d’un document dans les ressources partagées pédagogiques, cliquez dessus et accédez à la section “Références” de son panneau de gestion documentaire. Pour obtenir plus de détails sur une référence spécifique, cliquez sur son menu contextuel puis sur Informations.

Vous trouverez les informations principales sur l’utilisation de ce document dans vos formations, tels que le campus, l’ unité d'enseignement ou encore le module d'enseignement dans lequel il est utilisé. Ces données permettent d’identifier facilement les formations ou séances où le document a été intégré.

Supprimer une référence d’un document des ressources partagées pédagogiques

Pour supprimer une référence d’un document, accédez à la section Références. Cliquez sur le menu contextuel de la référence concernée, puis cliquez sur Supprimer.

Après validation de la suppression, le document sera retiré du module et, le cas échéant, ne sera plus accessible aux étudiants.

Mettre à jour un document

Apprenez à mettre à jour efficacement vos documents partagés. Ce guide détaille une méthode structurée pour maintenir vos ressources documentaires à jour.