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Ajouter un ou plusieurs documents

Apprenez à ajouter facilement des documents aux ressources partagées de vos services. Ce guide vous propose une méthode claire pour optimiser l'organisation de vos ressources documentaires. Découvrez comment accéder à la page Ressources partagées, importer vos fichiers et définir les paramètres nécessaires pour une gestion optimale de vos documents.

Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un type de document, une école et son campus, ainsi qu’un niveau configuré. Selon le service, il est également nécessaire d'avoir au moins une matière ou une société configurée.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage, les droits nécessaires incluent la possibilité d’Afficher les ressources partagées, disponible pour chaque service de Neil.

Liste des droits complémentaires pour accéder à l’ensemble des étapes

Si des restrictions sont appliquées aux types de documents, il est nécessaire de posséder les droits pour Ajouter un document et Modifier les classeurspour chaque type de document souhaité.

Comment ajouter un ou plusieurs documents ?

Sélectionner la page “Ressources partagées”

Pour ajouter des documents aux ressources partagées de votre service, rendez-vous sur la page Ressources partagées du menu général.

En savoir plus sur le menu général. Chaque service dispose de ses propres ressources partagées, telles que celles du secrétariat ou de la pédagogie.

Ajouter un document

Pour ajouter un document, cliquez sur Ajouter un document. Dans la fenêtre qui s'ouvre, importez votre document en utilisant le bouton Ajouter un fichier ou le glisser-déposer.

Après avoir sélectionné le document, vous accéderez à une section pour le gérer avant son importation. Vous pouvez aussi glisser le document directement dans la page, sans utiliser le bouton Ajouter un document.

Définir les paramètres du document

Une fois votre document choisi, vous pouvez personnaliser son nom et ajouter une description si nécessaire. Sélectionnez ensuite le type de document dans la liste déroulante ainsi que les autres paramètres requis. Cliquez sur Terminer pour confirmer l’importation de votre document.

Les types de documents, écoles et autres champs obligatoires sont configurés par votre administrateur et modifiables seulement avec les droits appropriés. Selon votre service et droits, certains champs et types de documents peuvent être indisponibles. Notez que le type de document ne pourra pas être modifié après importation.

Ajouter plusieurs documents

Pour ajouter plusieurs documents, cliquez sur Ajouter un document. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Ajouter un fichier et sélectionnez les documents à ajouter.

Vous pouvez également glisser directement vos fichiers dans la fenêtre pour les ajouter. Cliquez sur Ajouter un fichier pour ajouter des documents supplémentaires. Vous pouvez ajouter autant de documents que nécessaire, mais il n’est pas possible d’ajouter plusieurs fois le même document à cette étape.

Définir les paramètres des documents

Une fois vos documents choisis, ajoutez les types de documents, écoles et autres champs en masse en sélectionnant tous les documents avec les mêmes paramètres, puis en définissant les divers éléments dans les listes déroulantes.

Pour modifier le nom de vos documents ou ajouter une description, sélectionnez-les un par un. Supprimez plusieurs documents en les sélectionnant puis en cliquant sur Supprimer. Notez qu'il ne sera pas possible de modifier les types de documents après l’importation.