Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un document importé dans les ressources partagées d’un de vos services.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage, les droits nécessaires incluent la possibilité d’Afficher les ressources partagées, disponible pour chaque service de Neil.

Liste des droits complémentaires pour accéder à l’ensemble des étapes

Si des restrictions sont appliquées aux types de documents, il est nécessaire de posséder les droits pour Ajouter une version, Changer la version publiée et Supprimer une version pour chaque type de document souhaité.

Comment ajouter une nouvelle version à un document ?

Sélectionner la page “Ressources partagées”

Pour ajouter une nouvelle version à un document de vos ressources partagées, rendez-vous sur la page Ressources partagées du menu général.

En savoir plus sur le menu général. Chaque service dispose de ses propres ressources partagées, telles que celles du secrétariat ou de la pédagogie.

Ajouter une version

Pour ajouter une nouvelle version à un document, cliquez sur le fichier souhaité, puis accédez à la section Versions dans le panneau de gestion documentaire. Ensuite, cliquez sur Ajouter une version pour commencer le processus d'ajout.

Dans cette section, vous trouverez l’ensemble des versions ajoutées pour le document.

Ajouter un fichier

Dans la fenêtre qui apparaît, importez votre document en cliquant sur le bouton Ajouter un fichier ou en utilisant le glisser-déposer. Une fois le fichier prêt pour l'importation, cliquez sur Ajouter cette version.

Si le fichier choisi n'est pas celui que vous souhaitez importer, cliquez sur Ajouter un fichier dans la fenêtre d’ajout. Après validation, ce fichier remplacera automatiquement celui qui avait été choisi précédemment.

Activer la nouvelle version

Une fois votre nouvelle version importée, activez-la en cliquant sur son menu contextuel puis sur Activer.

Après avoir activé la nouvelle version, toutes les références à ce fichier seront mises à jour pour remplacer l'ancienne version.

Relancer le traitement de la nouvelle version

Si un problème survient lors de l'importation, empêchant la visualisation du fichier, ouvrez le menu contextuel de la version active et cliquez sur Relancer le traitement.

En relançant le traitement, le fichier sera à nouveau traité afin de permettre sa visualisation dans Neil. Veuillez prévoir quelques minutes pour que le traitement du fichier soit finalisé. Cette option est uniquement disponible pour la version active.

Supprimer la première version

Pour supprimer une version antérieure, ouvrez son menu contextuel et cliquez sur Supprimer.

Une fois la suppression validée, toutes les données de la version seront effacées. Veuillez noter qu'il n'est pas possible de supprimer une version active.

Télécharger une version

Pour télécharger une version, ouvrez son menu contextuel et cliquez sur Télécharger. Le téléchargement débute automatiquement.

Vous trouverez votre fichier dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur, ou vous pouvez utiliser les icônes disponibles à côté du téléchargement dans votre navigateur pour l’ouvrir directement.

Ajouter une nouvelle version à un document

Apprenez à gérer les versions de vos documents. Ce guide vous propose une méthode structurée pour ajouter, activer, et gérer différentes versions de vos fichiers de manière efficace pour maintenir une traçabilité claire et une accessibilité optimale au contenu mis à jour.