Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir un profil utilisateur créé.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en ressources humaines, les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un utilisateur, d'Afficher les droits d’accès, d'Ajouter les droits d’accès, de Modifier les droits d’accès, de Remplacer un droit (action groupée) et d'Ajouter un droit (action groupée).

Comment définir les droits d’accès d’un utilisateur ?

Sélectionner la page “Utilisateurs”

Pour définir les accès d’un utilisateur, rendez-vous sur la page Utilisateurs du menu général.

En savoir plus sur le menu général.

Choisir un utilisateur

Sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez définir les accès en le recherchant dans la liste des utilisateurs, en utilisant la barre de recherche ou les filtres.

Si vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur, vous pouvez consulter la page d’aide dédiée.

Afficher un utilisateur

Après avoir localisé l’utilisateur souhaité, cliquez sur son nom afin d’accéder à son profil complet.

Si vous cliquez sur sa photo de profil ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de l’utilisateur pour accéder à son profil.

Sélectionner la page “Droits d’accès”

Accédez aux permissions de votre utilisateur en sélectionnant la page Droits d’accès dans son profil pour effectuer les modifications nécessaires.

Retrouvez dans cette page tous les droit d'accès de votre utilisateur. Si l'utilisateur a été créé par quelqu'un avec des droits supérieurs aux vôtres, vous ne pourrez ni voir ni modifier ces droits.

Ajouter un droit d’accès

Pour ajouter un droit d'accès à votre utilisateur, cliquez sur le bouton Ajouter un droit d’accès. Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez définir de nouveaux droits d’accès pour cet utilisateur.

Vous avez la possibilité d'ajouter autant de droits d'accès que nécessaire. Si vous souhaitez attribuer des droits à un nouvel utilisateur, consultez la page d'aide pour ajouter un utilisateur.

Définir un rôle prédéfini pour votre utilisateur

Définir le rôle de votre utilisateur

Choisissez le rôle de votre utilisateur dans la liste déroulante, qui présente les rôles préalablement définis par votre administrateur.

En fonction de vos autorisations, vous pourriez ne pas voir tous les rôles définis. Si tel est le cas, contactez votre administrateur pour obtenir de l'aide. Les droits associés à un rôle peuvent varier en fonction de vos propres autorisations sur Neil. Pour en savoir plus sur les différents rôles, consultez la ressource correspondante.

Limiter la durée de validité du rôle

Limitez la validité d'accès d'un utilisateur en sélectionnant l'option appropriée dans la liste déroulante et en complétant les champs supplémentaires si nécessaire.

La limitation de validité vous permet de définir la période pendant laquelle l' utilisateur aura accès à Neil.

Définir les restrictions générales

Certains droits d'accès peuvent être restreints en fonction du contexte, comme les niveaux ou encore les sociétés. Utilisez les toggle switchs pour activer ces restrictions et choisissez les éléments dans les listes déroulantes.

Selon le rôle attribué, diverses restrictions peuvent être définies pour répondre aux besoins spécifiques de l'utilisateur. Par exemple, la consultation des étudiants peut être limitée à une école. Si vous ne pouvez pas modifier ces paramètres, il se peut qu'ils soient déjà configurés pour le rôle en question.

Définir les restrictions sur les ressources partagées

En définissant la limitation aux matières, l'utilisateur ne verra dans la page “Ressources partagées” que les éléments liés aux matières choisies.

Cette étape n'est disponible que pour les rôles disposant de l'accès aux ressources partagées du service pédagogie. Les matières sont préalablement configurées par votre administrateur.

Définir un rôle personnalisé pour votre utilisateur

Définir le rôle de votre utilisateur

Choisissez le rôle Personnalisé dans la liste déroulante pour pouvoir configurer le rôle de votre utilisateur comme vous le souhaitez.

Vous devez posséder des droits administrateur pour configurer un rôle personnalisé. Si vous n'avez pas ces droits d'accès, contactez l' administrateur pour obtenir de l'aide. Consultez les pages d'aide pour en savoir plus sur l'ajout ou la mise à jour des rôles.

Limiter la durée de validité du rôle

Limitez la validité d'accès d'un utilisateur en sélectionnant l'option appropriée dans la liste déroulante et en complétant les champs supplémentaires si nécessaire.

La limitation de validité vous permet de définir la période pendant laquelle l' utilisateur aura accès à Neil.

Définir les droits d’accès d’un utilisateur

Sélectionnez les fonctionnalités autorisées dans la liste déroulante pour attribuer les droits d'accès à votre utilisateur. Définissez ainsi les fonctionnalités accessibles et ajustez ses accès en conséquence.

Vous pouvez choisir de sélectionner un bloc entier, tel que le bloc secrétariat, ou opter pour des droits d'accès plus précis, comme par exemple l'ajout d'un étudiant. Vous pouvez ajouter autant de droits que nécessaire.

Définir les restrictions générales

Certains droits d'accès peuvent être restreints en fonction du contexte, comme les niveaux ou encore les sociétés. Utilisez les switchs pour activer ces restrictions et choisissez les éléments dans les listes déroulantes.

Définir l’accès aux types de documents

En sélectionnant les restrictions liées aux types de documents , vous pouvez contrôler l'accès de l'utilisateur à des catégories spécifiques de documents. Activez le toggle switch pour afficher une liste déroulante où vous pourrez choisir les types de documents autorisés.

En activant cette restriction, l’utilisateur n’aura accès qu’aux éléments liés aux types de documents sélectionnés.

Définir les restrictions sur les ressources partagées

En définissant une limitation sur les matières, l'utilisateur ne verra dans la page “Ressources partagées” que les éléments liés aux matières choisies.

Cette étape n'est disponible que pour les rôles disposant de l'accès aux ressources partagées du côté pédagogique. Les matières sont préalablement configurées par votre administrateur. Pour plus d'informations, consultez les pages d'aide sur l'ajout ou la mise à jour d'une matière.

Restreindre la visibilité des profils

Vous avez la possibilité de restreindre la visibilité des utilisateurs en fonction de leurs rôles définis. Activez le toggle switch pour limiter cette visibilité, puis sélectionnez les rôles que vous souhaitez rendre visibles à votre utilisateur.

Une fois la limitation activée, tous les rôles sont masqués par défaut. Cette fonctionnalité permet à chaque utilisateur de définir les rôles de ses collaborateurs, restreignant ainsi la visibilité aux seuls rôles pertinents pour leur équipe. Cela simplifie la gestion hiérarchique en donnant à chaque niveau le contrôle sur les rôles de ses collaborateurs.

Choisir le mode d’affectation aux formations

Définissez le mode d'affectation aux formations de l'utilisateur, que ce soit de manière manuelle ou automatique.

Ajoutez manuellement l'utilisateur à chaque formation via les responsables de la formation ou choisissez l' affectation automatique pour ajouter l'utilisateur à toutes les formations qui lui sont accessibles. Cette étape n'est disponible que pour les rôles disposant de l'accès aux formations.

Vérifier les informations

Avant de terminer l’ajout de droits, vérifiez les différentes informations renseignées tout au long du processus. Une fois les détails vérifiés, cliquez sur Terminer pour confirmer la mise à jour des accès de votre utilisateur.

Si vous souhaitez mettre à jour les informations de votre utilisateur vous pouvez consulter la page d’aide dédiée.

Afficher les permissions

Pour consulter les permissions d’un utilisateur, cliquez simplement sur le nom du rôle. Cela ouvrira une fenêtre récapitulative affichant toutes les informations relatives aux droits d'accès de cet utilisateur.

Dans cette fenêtre, vous trouverez la liste des droits attribués à votre utilisateur et des restrictions qui lui ont été appliquées au préalable.

Modifier les droits d’accès

Pour ajuster les droits d'accès d’un utilisateur, cliquez sur le bouton Modifier du rôle concerné. Cela vous permettra de modifier les diverses restrictions associées au rôle de cet utilisateur.

Vous pouvez également accéder à la fenêtre de modification en cliquant sur Modifier dans l’affichage des permissions. Pour obtenir des détails sur les champs disponibles, référez-vous aux étapes précédentes lié à un rôle prédéfini ou lié à un rôle personnalisé.

Gérer l'affectation aux formations

Si vous passez d'une affectation automatique à une affectation manuelle, une option permet de décider si ces utilisateurs conservent ou non leurs accès aux formations.

Si vous choisissez de les conserver, leurs droits d'accès restent inchangés malgré le passage en mode manuel. Dans le cas contraire, ils perdront automatiquement leur accès aux formations précédemment attribuées.

Ajouter un droit à plusieurs utilisateurs simultanément

Pour ajouter des droits d'accès à plusieurs utilisateurs simultanément, dirigez-vous vers la page Utilisateurs du menu principal. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez, puis cliquez sur Ajouter un droit.

Si vous avez atteint cette étape, vous pouvez reprendre les étapes précédentes lié à un rôle prédéfini ou lié à un rôle personnalisé pour en savoir plus.

Remplacer les droits de plusieurs utilisateurs simultanément

Pour remplacer les droits d’accès de plusieurs utilisateurs simultanément, dirigez-vous vers la page Utilisateurs du menu principal. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez, puis cliquez sur Remplacer les droits.

Si vous avez atteint cette étape, vous pouvez reprendre les étapes précédentes lié à un rôle prédéfini ou lié à un rôle personnalisé. Si certains utilisateurs ont plusieurs droits configurés, ceux-ci seront tous remplacés par celui que vous définissez ici.