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Ajouter un utilisateur

Ajoutez un utilisateur en quelques étapes en fournissant ses informations personnelles, professionnelles, et en définissant son rôle. Précisez ses droits et restrictions pour contrôler son accès à Neil.

Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir des rôles définis et d'avoir configuré l’espace de travail (matière, école, ...).

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en ressources humaines, les droits nécessaires incluent la possibilité d'Afficher un utilisateur, d'Ajouter un utilisateur, d'Afficher les droits d’accès et d'Ajouter un droit d’accès.

Comment ajouter un utilisateur ?

Sélectionner la page “Utilisateurs”

Pour ajouter un nouvel utilisateur, rendez-vous sur la page Utilisateurs du menu général.

En savoir plus sur le menu général.

Cliquer sur le bouton “Ajouter un utilisateur”

Pour démarrer le processus d’ajout d’un utilisateur, cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.

Un utilisateur est lié à votre organisation. Chaque utilisateur a la possibilité de se connecter à Neil et peut avoir plusieurs rôles cumulables.

Renseigner les informations personnelles de l’utilisateur

Commencez par entrer les informations personnelles de votre utilisateur afin de créer son profil utilisateur.

Tous les champs sont requis pour assurer une identification précise et faciliter la gestion individuelle des profils. En cas d'utilisation d'une adresse email déjà enregistrée ou de création d'un utilisateur avec le même nom, prénom et date de naissance, une erreur se produira à la fin du processus et vous ne pourrez pas créer le nouvel utilisateur.

Compléter les informations complémentaires de l’utilisateur

Ajoutez les informations complémentaires de l'utilisateur, comme son numéro de téléphone ou son numéro de sécurité sociale. Bien que facultatives, ces informations peuvent être utilisées pour une communication personnalisée ou pour des besoins administratifs spécifiques.

Pour éviter des erreurs de saisie, choisissez l'adresse suggérée pour que les champs se remplissent automatiquement. Notez que la sélection automatique n’est disponible que pour les adresses françaises.

Compléter les informations professionnelles de l’utilisateur

Si applicable, ajoutez les Informations professionnelles de l'utilisateur, telles que la date de sa première d'embauche, et activez divers paramètres comme la reconnaissance handicap ou la carte de séjour grâce aux toggle switchs.

Ces renseignements sont requis pour simplifier la gestion des contrats des employés de votre école.

Définir un rôle prédéfini pour votre utilisateur

Définir le rôle de votre utilisateur

Choisissez le rôle de votre utilisateur dans la liste déroulante, qui présente les rôles préalablement définis par votre administrateur.

En fonction de vos autorisations, vous pourriez ne pas voir tous les rôles définis. Si tel est le cas, contactez votre administrateur pour obtenir de l'aide. Les droits associés à un rôle peuvent varier en fonction de vos propres autorisations sur Neil. Pour en savoir plus sur les etudroleiant, consultez la ressource correspondante.

Limiter la durée de validité du rôle

Limitez la validité d'accès d'un utilisateur en sélectionnant l'option appropriée dans la liste déroulante et en complétant les champs supplémentaires si nécessaire.

La limitation de validité permet à l'utilisateur d'avoir accès à Neil à partir d'une date spécifique, sur une période donnée, ou jusqu'à une date spécifique. En dehors de la période définie, les droits de l’utilisateur ne seront pas actifs.

Définir les restrictions générales

Certains droits d'accès peuvent être restreints en fonction du contexte, comme les niveaux ou encore les sociétés. Utilisez les toggle switchs pour activer ces restrictions et choisissez les éléments dans les listes listes déroulantes.

Selon le rôle attribué, diverses restrictions peuvent être définies pour répondre aux besoins spécifiques de l' utilisateur. Par exemple, la consultation des étudiants peut être limitée à une école. Si vous ne pouvez pas modifier ces paramètres, il se peut qu'ils soient déjà configurés pour le rôle en question.

Définir les restrictions sur les ressources partagées

En définissant une limitation sur certaines matières, l'utilisateur ne verra dans la page “Ressources partagées” que les éléments liés aux matières choisies.

Cette étape n'est disponible que pour les rôles disposant de l'accès aux ressources partagées du service pédagogie. Les matières sont préalablement configurées par votre administrateur.

Définir un rôle personnalisé pour votre utilisateur

Définir le rôle de votre utilisateur

Choisissez le rôle Personnalisé dans la liste déroulante pour pouvoir configurer le rôle de votre utilisateur comme vous le souhaitez.

Vous devez posséder des droits administrateur pour configurer un rôle personnalisé. Si vous n'avez pas ces droits d'accès, contactez l'administrateur pour obtenir de l'aide. Consultez les pages d'aide pour en savoir plus sur l'ajout ou la mise à jour des rôles.

Limiter la durée de validité du rôle

Limitez la validité d'accès d'un utilisateur en sélectionnant l'option appropriée dans la liste déroulante et en complétant les champs supplémentaires si nécessaire.

La limitation de validité vous permet de définir la période pendant laquelle l'utilisateur aura accès à Neil.

Définir les droits d’accès d’un utilisateur

Sélectionnez les fonctionnalités autorisées dans la liste déroulante pour attribuer les droits d'accès à votre utilisateur. Définissez ainsi les fonctionnalités accessibles et ajustez ses accès en conséquence.

Vous pouvez choisir de sélectionner un bloc entier, tel que le bloc secrétariat, ou opter pour des droits plus précis, comme l'ajout d'un étudiant par exemple. Vous pouvez ajouter autant de droits que nécessaire.

Définir les restrictions générales

Certains droits d'accès peuvent être restreints en fonction du contexte, comme les niveaux ou encore les sociétés. Utilisez les toggle switchs pour activer ces restrictions et choisissez les éléments dans les listes déroulantes.

Selon le rôle attribué, diverses restrictions peuvent être définies pour répondre aux besoins spécifiques de l'utilisateur. Par exemple, l'accès à la liste des étudiants peut être restreint à une seule école.

Définir l’accès aux types de documents

En sélectionnant les restrictions liées aux type de documents, vous pouvez contrôler l'accès de l'utilisateur à des catégories spécifiques de documents. Activez le toggle switch pour afficher une liste déroulante où vous pourrez choisir les types de documents autorisés.

En activant cette restriction, l’ utilisateur n’aura accès qu’aux éléments liés aux types de documents sélectionnés.

Définir les restrictions sur les ressources partagées

En définissant la limitation aux matières, l'utilisateur ne verra dans la page “Ressources partagées” que les éléments liés aux matières choisies.

Cette étape n'est disponible que pour les rôles disposant de l'accès aux ressources partagées du côté pédagogique. Pour plus d'informations, consultez les pages d'aide sur l'ajout ou la mise à jour d'une matière.

Restreindre la visibilité des autres rôles

Vous avez la possibilité de restreindre la visibilité des utilisateurs en fonction de leurs rôles définis. Activez le toggle switch pour limiter cette visibilité, puis sélectionnez les rôles que vous souhaitez rendre visibles à votre nouvel utilisateur.

Une fois la limitation activée, tous les rôles sont masqués par défaut. Cette fonctionnalité permet à chaque utilisateur de définir les rôles de ses collaborateurs, restreignant ainsi la visibilité aux seuls rôles pertinents pour leur équipe. Cela simplifie la gestion hiérarchique en donnant à chaque niveau le contrôle sur les rôles de ses collaborateurs.

Choisir le mode d’affectation aux formations

Définissez le mode d'affectation aux formations de l'utilisateur, que ce soit de manière manuelle ou automatique.

Ajoutez manuellement l'utilisateur à chaque formation via les responsables de la formation ou choisissez l'affectation automatique pour ajouter l'utilisateur à toutes les formations qui lui sont accessibles. Cette étape n'est disponible que pour les rôles disposant de l'accès aux formations.

Vérifier les informations

Avant de terminer l’ajout de l’utilisateur, vérifiez les différentes informations renseignées tout au long du processus. Une fois les détails vérifiés, cliquez sur Terminer pour confirmer l'ajout de l’utilisateur à Neil.

Après avoir cliqué sur Terminé, vous serez redirigé vers le profil de votre utilisateur. Vous aurez alors la possibilité de lui envoyer un email d’activation. Si vous souhaitez mettre à jour les informations de votre utilisateur ou ses droits d’accès, vous pouvez consulter les pages d’aide dédiées.

Envoyer l’email d’activation

Si vous souhaitez envoyer l'email d’activation à l'utilisateur, cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre qui s’ouvre. Un email sera alors envoyé à l'utilisateur avec la procédure à suivre. Vous pouvez également choisir de recevoir une copie de l'email d’activation en activant le switch associé.

La copie de l'email vous permet de recevoir le lien d’activation et de choisir un mot de passe pour votre utilisateur en cas de besoin. Pour pouvoir envoyer cet email, l’utilisateur doit impérativement avoir une adresse email valide enregistrée.