Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins une formation avec un module et un document préparatoire ou un document étudiant.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en pédagogie, les droits nécessaires incluent la possibilité de Modifier un module et d’Afficher les modules.

Comment ajouter une nouvelle version à un document ?

Sélectionner la page “Formations”

Pour ajouter une nouvelle version à un document, rendez-vous sur la page Formations du menu général.

En savoir plus sur le menu général.

Choisir une formation

Sélectionnez la formation que vous souhaitez en la recherchant dans la liste des formations, en utilisant la barre de recherche ou les filtres.

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle formation, vous pouvez commencer par consulter l'aide dédiée.

Afficher une formation

Après avoir localisé la formation souhaitée, cliquez sur son nom afin d’accéder à sa fiche complète.

Si vous cliquez sur son icône ou sur Aperçu, un panneau contextuel s’ouvrira avec le récapitulatif de ses informations. Cliquez sur Aller sur la fiche de la formation pour accéder à sa fiche.

Sélectionner la page “Modules d’enseignement”

Accédez aux modules de votre formation en sélectionnant la page Modules d’enseignement dans le menu latéral.

Retrouvez dans cette page l’ensemble des modules de votre formation. Pour ajouter un module d'enseignement, consultez l’aide dédiée.

Afficher les détails d’un module

Cliquez sur le nom d'un module pour accéder à ses détails et afficher toutes les informations qui lui sont associées.

Vous pouvez retrouver des informations concernant les séances programmées, les documents du module, les relevés de notes ainsi que les paramètres spécifiques dans les onglets "Séances", "Documents préparatoires", "Documents étudiants", “Relevés de notes” et "Paramètres".

Sélectionner l’onglet “Documents préparatoires” ou “Documents étudiants”

Pour commencer à ajouter une version à un document, cliquez sur l’onglet Documents préparatoires ou sur l’onglet Documents étudiants, en fonction des destinataires de vos documents.

Les documents préparatoires sont destinés aux collaborateurs de votre organisation, tandis que les documents étudiants sont diffusés aux étudiants du module. L'ajout d'une version est similaire pour les deux sections.

Ajouter une version

Pour ajouter une nouvelle version à un document, cliquez sur le fichier souhaité, puis accédez à la section "Versions" dans le panneau de gestion documentaire. Ensuite, cliquez sur Ajouter une version pour commencer le processus d'ajout.

Dans cette section, vous trouverez toutes les versions ajoutées pour le document. Notez que pour ajouter une version à un document issu des ressources partagées, vous devrez effectuer cette action directement sur le document source dans les ressources partagées. Si besoin, consultez l’aide pour ajouter une nouvelle version d’un document des ressources partagées.

Ajouter un fichier

Dans la fenêtre qui apparaît, importez votre document en cliquant sur le bouton Ajouter un fichier ou en utilisant le glisser-déposer. Une fois le fichier prêt pour l'importation, cliquez sur Ajouter cette version.

Si le fichier choisi n'est pas celui que vous souhaitez importer, cliquez sur Ajouter un fichier dans la fenêtre d’ajout. Après validation, ce fichier remplacera automatiquement celui qui avait été importé précédemment.

Activer la nouvelle version

Une fois votre nouvelle version importée, activez-la en cliquant sur son menu contextuel puis sur Activer.

Après avoir activé la nouvelle version, toutes les références à ce fichier seront mises à jour pour remplacer l'ancienne version.

Relancer le traitement de la nouvelle version

Si un problème survient lors de l'importation, empêchant la visualisation du fichier, ouvrez le menu contextuel de la version active et cliquez sur Relancer le traitement.

En relançant le traitement, le fichier sera à nouveau traité afin de permettre sa visualisation dans NEIL. Veuillez prévoir quelques minutes pour que le traitement du fichier soit finalisé. Cette option est uniquement disponible pour la version active.

Supprimer la première version

Pour supprimer une version antérieure, ouvrez son menu contextuel et cliquez sur Supprimer.

Une fois la suppression validée, toutes les données de la version seront effacées. Veuillez noter qu'il n'est pas possible de supprimer une version active.

Télécharger une version

Pour télécharger une version, ouvrez son menu contextuel et cliquez sur Télécharger. Le téléchargement débute automatiquement.

Vous trouverez votre fichier dans le dossier "Téléchargements" de votre ordinateur, ou vous pouvez utiliser les icônes disponibles à côté du téléchargement dans votre navigateur pour l’ouvrir directement.

Ajouter une nouvelle version à un document

Apprenez à gérer les versions de vos documents. Ce guide vous propose une méthode structurée pour ajouter, activer, et gérer différentes versions de vos fichiers de manière efficace pour maintenir une traçabilité claire et une accessibilité optimale au contenu mis à jour.