Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir au moins un rôle créé et un espace de travail configuré (écoles, matières, niveaux, etc.).

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d'usage en Ressources Humaines, les droits nécessaires incluent la possibilité d’Ajouter un utilisateur et d'Ajouter un droit d’accès.

Comment créer mon premier utilisateur ?

Sélectionner la page “Utilisateurs”

Une fois votre configuration terminée, rendez-vous sur la page Utilisateurs du menu général pour créer votre premier utilisateur.

En savoir plus sur le menu général.

Ajouter un utilisateur

Sur la page “Utilisateurs”, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour commencer à créer un nouvel utilisateur.

L’utilisateur est affilié à votre organisation. Chacun peut se connecter à Neil et posséder plusieurs rôles simultanément. Pendant l'ajout d'un utilisateur, certaines étapes peuvent être masquées, ce qui indique que ces informations sont préconfigurées dans les paramètres du rôle ou que les fonctionnalités concernées ne sont pas accessibles pour cet utilisateur.

Renseigner les informations personnelles de l’utilisateur

Commencez par saisir les informations personnelles de votre premier utilisateur pour créer son profil.

Tous les champs sont requis pour assurer une identification précise et faciliter la gestion individuelle des profils.

Renseigner ses informations personnelles complémentaires

Ajoutez les informations personnelles complémentaires de l'utilisateur, telles que son numéro de téléphone personnel ou son numéro de sécurité sociale.

Bien que facultatives, ces informations peuvent être utilisées pour une communication personnalisée ou à des fins administratives spécifiques. Notez que la sélection automatique de l'adresse est uniquement disponible pour les adresses françaises.

Renseigner ses informations professionnelles complémentaires

Si applicable, saisissez les Informations professionnelles de votre utilisateur, comme sa date d'embauche initiale, et activez les différents paramètres comme la reconnaissance handicap ou la carte de séjour à l'aide des toggle switchs disponibles.

Ces informations sont nécessaires pour faciliter la gestion des contrats des employés de votre école.

Définir son rôle

Choisissez le rôle de votre utilisateur dans la liste déroulante, où sont répertoriés les rôles préalablement définis.

En fonction de vos autorisations, tous les rôles définis pourraient ne pas être visibles. Pour plus d'informations sur les différents rôles, référez-vous à la ressource correspondante.

Limiter la durée de validité du rôle

Pour limiter la durée d'accès d'un utilisateur, choisissez l'option correspondante dans la liste déroulante et remplissez les champs supplémentaires si nécessaire.

La limitation de validité permet à l'utilisateur d'accéder à Neil pour une période spécifiée, commençant à une date définie, pour une durée déterminée, ou jusqu'à une date précise. En dehors de cette période, l'accès de l'utilisateur sera désactivé automatiquement.

Définir ses restrictions générales

Vous pouvez restreindre certains droit d'accès en fonction du contexte, tels que les niveaux ou les sociétés. Activez les toggle switchs correspondants et sélectionnez les éléments appropriés dans les listes déroulantes pour définir le périmètre d'accès de votre utilisateur.

Selon le rôle attribué, différentes restrictions peuvent être appliquées pour répondre aux besoins spécifiques de l'utilisateur. Par exemple, l'accès à la liste des étudiants peut être restreint à une seule école.

Définir ses restrictions sur les ressources partagées

Définissez les restrictions sur les ressources partagées de votre utilisateur en activant le switch et en sélectionnant la ou les matières auxquelles vous souhaitez limiter l'accès.

Cette fonctionnalité est réservée aux rôles ayant accès aux ressources partagées pédagogiques. Elle permet de restreindre l'accès de l'utilisateur aux documents liés spécifiquement aux matières sélectionnées.

Valider la création de l’utilisateur

Avant de finaliser l'ajout de l'utilisateur, vérifiez toutes les informations saisies durant le processus. Une fois les détails vérifiés, cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'ajout de l'utilisateur à Neil.

Après avoir confirmé la création, vous serez dirigé vers le profil de votre utilisateur. Pour ajuster ses droit d'accès ultérieurement, vous pouvez consulter la page d'aide dédiée.

Envoyer l’email d’activation

Si vous souhaitez envoyer l’email d'activation à votre utilisateur, cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre qui apparaît. Un email contenant les instructions nécessaires sera envoyé à l'utilisateur. Vous pouvez aussi choisir de recevoir une copie de cet email en activant le toggle switch correspondant.

En activant la copie de l'email, vous recevrez le lien d'activation et pourrez choisir un mot de passe pour l'utilisateur si nécessaire. Assurez-vous que l'utilisateur dispose d'une adresse email valide pour pouvoir envoyer ce message. Si besoin, vous pouvez consulter la page d’aide pour mettre à jour les informations d’un utilisateur.

Créer mon premier utilisateur

Apprenez à créer votre premier utilisateur avec Neil. De la saisie des informations personnelles à la définition de son rôle et de ses restrictions d'accès, ce guide vous propose une méthode détaillée pour faciliter le processus de création d'utilisateur dans votre environnement.