Pré-requis :

Il est indispensable d'avoir configuré au moins une école avec son campus, un niveau et une société. Pour réaliser ce cas d’usage jusqu’à la fin, il faudra également avoir créé une formation liée au campus.

Liste des droits nécessaires pour cette action

Pour ce cas d’usage en commercial , les droits d'accès nécessaires incluent la possibilité d’Ajouter une formule, et d’Afficher les formule.

Comment ajouter une formule ?

Sélectionner la page “Formules”

Pour ajouter une nouvelle formule , rendez-vous sur la page Formules du menu général.

En savoir plus sur le menu général .

Cliquer sur le bouton “Ajouter une formule”

Pour démarrer le processus de création d’une formule , cliquez sur le bouton Ajouter une formule.

Les formules permettent de fixer un prix à une ou plusieurs formations pour ensuite être souscrites par un étudiant . Elles représentent l'aspect commercial et financier d'une inscription et sont indépendantes de l'organisation d'une formations .

Nommer la formule

Pour commencer, définissez le nom de votre formule . Ce nom permettra une identification rapide de la formule et facilitera son organisation.

Choisissez un libellé clair et descriptif qui reflète facilement le contenu de la formule pour une identification rapide

Choisir un campus

Sélectionnez le campus de la formule dans la liste déroulante , contenant tous les campus des écoles auxquelles vous avez accès.

L’accès aux écoles peut être modifié par votre service Ressources Humaines . Les écoles et les campus sont créés au préalable par votre administrateur et ne peuvent être modifiés que par les utilisateurs ayant les droits d'accès d’accès requis.

Configurer les paramètres pédagogiques et les dates d’inscription

Sélectionnez l' année scolaire de début et l'année scolaire de fin pour définir la période pendant laquelle la formule sera disponible, ainsi que le ou les niveaux concernés. Ces paramètres permettront d'appliquer des restrictions d'accès aux utilisateurs. Puis, choisissez la période d’inscription à votre formule en définissant une plage de dates.

Par défaut, l'année scolaire de début et de fin est définie sur l'année scolaire à venir. La sélection de plusieurs années scolaires permet d'inclure les formations prévues pendant cette période. Les niveaux sont définis par votre administrateur. Notez qu’il ne sera pas possible de souscrire à la formule en dehors de la plage de dates choisie.

Configurer les paramètres pédagogiques

Par défaut, l' année scolaire de début et de fin est définie sur l'année scolaire à venir. La sélection de plusieurs années scolaires permet d'inclure les formations prévues pendant cette période. Les niveaux sont définis par votre administrateur .

Ajouter un classeur

Après ces étapes, choisissez d'attribuer ou non des étiquettes de classement à votre formule en utilisant les classeurs disponibles. Les classeurs peuvent avoir différents formats, tels que du texte libre, un format date ou un nombre décimal. Référez-vous aux infobulles associées pour connaître la nature de vos classeurs.

Les classeurs facilitent l'organisation des éléments et la recherche rapide grâce à un système de filtres . Il se peut que l’ajout de certains classeurs soit obligatoire.

Choisir l’établissement

Choisissez l’établissement associée à cette formule dans la liste déroulante .

L’établissement est responsable des transactions financières liées à la formule et est créée par votre administrateur .

Définir le prix de vente de la formule

Déterminez le prix de vente de votre formule dans l’espace prévu à cet effet.

Vous pourrez le modifier à tout moment de la vie de la formule. Consultez l’historique des tarifs dans la page informations de la formule.

Personnaliser le pied de page des factures

Vous pouvez ajouter un pied de page personnalisé pour chacune de vos formules.

Ajoutez ici les mentions légales ou informations utiles qui seront automatiquement affichées en bas de chaque facture .

Définir un objectif de ventes

Si applicable, fixez un objectif de vente pour cette formule afin de suivre et d'évaluer la performance commerciale.

L’objectif de vente correspond au nombre d’étudiants inscrits à la formule . Vous pourrez par la suite suivre les performances et les statistiques associées dans le tableau de bord. En savoir plus sur la consultation du tableau de bord d’une formule .

Définir le statut de la commercialisation

Choisissez de commercialiser la formule dès sa création en activant le toggle switch ou de la laisser en brouillon pour des ajustements ultérieurs. Le statut peut être modifié à tout moment selon vos besoins.

Une fois commercialisée, la formule sera accessible à tous les utilisateurs autorisés et les inscriptions pourront débuter. Pour toute modification du statut de votre formule , consultez la page d'aide pour commercialiser une formule .

Ajouter un classeur

Après ces étapes, choisissez d'attribuer ou non des étiquettes de classement à votre formule en utilisant les classeurs disponibles. Les classeurs peuvent avoir différents formats, tels que du texte libre, un format date ou un nombre décimal. Référez-vous aux info-bulles associés pour connaître la nature de vos classeurs .

Les classeurs facilitent l'organisation des éléments et la recherche rapide grâce à un système de filtres . Il se peut que l’ajout de certains classeurs soit obligatoire.

Configurer une étape d’inscription

Configurez la première étape d'inscription en définissant son nom et ajoutant une description si nécessaire. Si besoin, activez ensuite le toggle switch pour inclure d'éventuelles pièces administratives .

Les étapes d'inscription définissent les différentes phases du processus, telles que l'ajout de documents ou de frais. La dernière étape du processus d' inscription, marquée par un drapeau distinct, valide l' inscription et déclenche le paiement total de la formule . Lors de l'ajout de pièces administratives , sélectionnez le type de pièce dans la liste déroulante pour que le nom se remplisse automatiquement. Les types de pièces administratives sont gérées par l'administrateur et peuvent être modifiées depuis le panneau de configuration.

Ajouter une nouvelle étape

Ajoutez une nouvelle étape en cliquant sur Ajouter une étape. Pour les nouvelles étapes, vous aurez la possibilité d'inclure, en plus de pièces administratives , des frais facturables pour l’étape ainsi qu’un acompte si nécessaire.

Vous pouvez ajouter autant d’ étapes d'inscription que nécessaire. Lors de l'ajout de frais sur une étape, vous pouvez décider s'ils doivent être inclus dans le montant total de la formule et s'ils sont ds même si l’étape est ignorée.

Organiser les étapes

Pour organiser vos étapes, survolez une étape pour voir apparaître l'icône de glisser-déposer pour la déplacer simplement. Pour supprimer une étape, cliquez simplement sur l'icône de suppression.

Si vous n'avez ajouté qu'une seule étape, elle ne pourra pas être déplacée. L'étape finale ne peut être ni déplacée, ni supprimée.

Ajouter un modèle d’échéancier

Si vous souhaitez ajouter un modèle d'échéancier , cliquez sur Ajouter un modèle d’échéancier. Lors de l'ajout d'un nouveau modèle, attribuez-lui un nom selon vos préférences. Vous pouvez ajouter autant d'échéanciers que nécessaire.

Un modèle d'échéancier facilite la planification et l’organisation des échéances par étapes d'inscription en fixant des dates limites pour chacune. L'échéancier est automatiquement organisé par étapes d'inscription , avec des échéances pré-remplies basées sur les frais associés à chaque étape. Seul le paiement final de la formule ne possède pas d' échéances pré-remplies.

Ajouter une échéance

Pour créer de nouvelles échéances , cliquez sur Ajouter une échéance. Personnalisez les échéances en sélectionnant le type d’échéance, que vous pouvez fixer à la date de création ou à une date fixe . Indiquez ensuite le libellé et le montant de chaque échéance .

Vous pouvez ajouter autant d’échéances que désiré. Une échéance due à la date de création signifie que le paiement sera demandé lors de l' inscription de l' étudiant à l'étape choisie. Lorsque vous choisissez une date fixe , la date par défaut est celle du jour. Vous pouvez ajuster cette date en sélectionnant la date souhaitée dans le calendrier.

Modifier une échéance

Pour personnaliser une échéance existante, il vous suffit de modifier les informations directement dans les différents champs. Vous pourrez alors ajuster le type d’échéance, le libellé et le montant selon vos besoins.

Vous pouvez supprimer les échéances en cliquant sur la croix liée à l’échéance. Pour une gestion plus aisée des comptes, consultez le total des échéances de l’étape et le reste à programmer afin de savoir le montant qu'il reste à planifier.

Ajouter une réduction

Si des réductions sont applicables sur cette formule , cliquez sur Ajouter une réduction. Vous pourrez alors choisir son nom et le type de réduction souhaité. Vous pouvez ajouter autant de réductions que nécessaire.

Si vous choisissez " Montant fixe ", vous pourrez définir le montant de la réduction, mais celui-ci ne pourra pas être modifié lors de l' inscription . En revanche, pour les réductions " Montant libre ", le montant sera défini lors de l' inscription de l' étudiant.

Ajouter des ensembles de formations

Lors de cette étape, personnalisez vos ensembles de formations en leur attribuant des noms appropriés. Ajoutez autant d' ensemble de formations que nécessaire pour répondre aux besoins de votre programme éducatif en cliquant sur Ajouter un ensemble de formations.

Un ensemble de formations est un regroupement de formations , permettant de définir l'accès des etudiants inscrits à une formule .

Ajouter un ensemble de formations obligatoires

Les ensembles de formations obligatoires entraînent une inscription automatique de l' étudiant à toutes les formations de cet ensemble, sans possibilité de modification. Sélectionnez Formations obligatoires et activez les toggle switchs des formations souhaitées pour les ajouter à cet ensemble.

Chaque formations affiche un récapitulatif comprenant son nom, son niveau , son statut ainsi que ses dates.

Ajouter un ensemble de formations au choix

Les ensembles de formations au choix offrent à l' étudiant la possibilité de choisir les formations auxquelles il souhaite participer lors de son inscription . Choisissez "Au choix" et spécifiez le nombre minimal et maximal de formations à sélectionner lors de l' inscription à la formule . Pour finir, activez les toggle switchs des formations souhaitées pour les ajouter à cet ensemble.

Chaque formation affiche un récapitulatif comprenant son nom, son niveau, son statut ainsi que ses dates.

Autoriser les étudiants à choisir leurs formations

Pour permettre aux étudiants de choisir leurs formations , commencez par activer le toggle switch correspondant. Ensuite, définissez la date d’ouverture des inscriptions, soit dès l’inscription de l’étudiant à la formule , soit à une date précise. Enfin, indiquez la date de clôture des inscriptions, soit à une date fixe, soit avant le début de chaque formation proposée.

L'affectation autonome permet aux étudiants de s'inscrire aux formations de leur choix directement depuis leur espace étudiant , tout en respectant les paramètres définis dans l' ensemble de formations. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les ensembles de formations au choix.

Vérifier les informations

Avant de finaliser la création de votre formule , prenez un moment pour vérifier toutes les informations saisies tout au long du processus. Une fois que vous avez confirmé les détails, cliquez sur Enregistrer pour ajouter la nouvelle formule à Neil.

Les informations du campus et de l’année scolaire ne pourront plus être modifiées après validation.

Ajouter une formule

Créez vos formules en quelques étapes simples. Nommez et personnalisez vos programmes éducatifs, définissez des objectifs de vente, configurez les étapes d'inscription et gérez les paiements de manière centralisée.

Comment ajouter une formule ?